専門委員会の結成を検討する
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さて、ここまで準備が済んだら、いよいよ管理会社見直しを進める承認を総会で得たいんだけど・・。
だけど？
その前にもう１つだけ決めておきたいことがある。
この先も理事会が中心になって見直しを進めるのか、それとも管理組合メンバーからなる専門委員会を結成して、そこに任せるのか。
専門委員会ってなに？
要は理事会の小型版みたいなチームを別に作って、そこに見直しの作業を任せてしまうってこと。
なんで任せなきゃいけないの？
素直に理事会がやればいいじゃない。
もちろんそれでもいいんだけどね、でも普段の理事会に加えて管理会社の見直しまで進めてくとなると、役員はかなり忙しくなってしまうんだよね。
まぁそうかもね。
よほど話し合う問題のない順調なマンションならいいけど、議案を多く抱えてるところだと、役員は月に２回ぐらい集まらないといけなくなるかもしれない。
どのぐらいの期間？
半年とかそれ以上とか。
しんどいねー。
それに見直しを進めてる最中に、理事会のメンバーが交替するようなことがあってもなんだし。
なんだねー。
だからできれば専門のチームを作っておきたいんだ。
でもそんな仕事、引き受けてくれる人いるかな？
まずいないだろうね。
じゃダメじゃん。
そうだね。
だから結局理事会がまとめて引き受けることになる、ほとんどの場合。
じゃそれでいいよ。仕方ない。
でもそれだとやっぱり役員の負担は大きいんだよ。
委員会を作れるに越したことはないから、いちおう結成を試みてみよう。
Point
専門委員会とは何をするのですか？
理事会に代わって管理会社の見直しをリードするのが仕事です。
主な仕事は複数の管理会社から見積りをとり、価格やサービスの質を比較検討すること。
その他、管理会社の現地調査・プレゼンテーションに立ち会ったり、マンション住人へ広報活動を行ったりといったところです。
あくまでも理事会の下部組織に過ぎないという位置づけであり、 何かを自分たちで決定する権限は与えられていません。 理事会の目となり耳となり情報を集め、報告・意見するのが仕事と言えます。 何をするにあたっても最終的な決定を下すのは理事会・総会です。
とはいえ現実には委員会の意見に理事会がむやみに反対することはないので、 専門委員会が見直しをリードしていくことになるのは確かです。
素人の集まりでリードできるのですか？
見積りの比較は専門知識が求められる領域なので、外部コンサルタントの起用をお勧めします。
どのぐらい忙しいのですか？
月に１度ペースの集まりを、１年ちょっと続けることになりそうです。
見直しが完了するのに６〜９ヶ月。その後、新しい管理会社の仕事ぶりをチェックするためのミーティングを、半年ほど続けるのが望ましいでしょう。
メンバーは何人ぐらい選べばいいのですか？
特に決まっているわけではありませんが、3〜５人ぐらいでよいと思います。
メンバーが奇数の方が決を採るのに便利そうです。
代表者を１人決めておくことが必要です。
単なる便宜上の代表者であり、なにか権限があるわけではありませんが、
業者とのやり取りの窓口となるので、しだいに他のメンバーよりも発言力が強くなっていくとは思われます。
どうやってメンバーを集めるのですか？
マンションの掲示板に告知するなどして希望者を募りましょう。
男女別・世代別にバランスよく集めるのが理想ですが、現実には希望者などそういるはずもなく、
過去の理事長経験者といった比較的意識の高そうな人たちにお願いして、何とか引き受けてもらう形になりそうです。
それでもメンバーが集まらなかったときは？
それでもメンバーが集まらないのなら、仕方が無いので専門委員会の結成を諦めます。
そして理事会が管理会社の見直しも引き受ける形になります。ほとんどのマンションがそうなってしまうのが現実かもしれません。
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