滞納問題の解決力

管理費の滞納に悩まされるマンションは多く、そのため新しい管理会社を選ぶプレゼンテーションの場では、各社ともいかに自分たちが滞納問題の解決に力を入れているかを強調するものです。

しかしそうしたセールストークから受ける印象と実際の業務との間にはかなりのギャップがあることも少なくないため、管理会社を変更する際は、滞納問題の解決に向けて会社が具体的にどのような取り組みをするのか、予め詳細を確認しておくべきでしょう。

チェックポイント１督促期間はどのぐらいか

通常、管理会社の行う督促業務には期間が設定されています。
滞納問題が解決するまで督促を続ける義務は会社にはなく、一定の期間だけ責任を果たせばよいということです。

相場は６ヶ月と思ってください。
しかし中には３ヶ月という短い期間を設定している会社もあるので注意が必要。
新しい管理会社と契約を交わす前に、チェックしておくべきポイントです。

現実にはその期間が過ぎたからといってその後何もしない会社は少なく、それまで通りの督促を続けてくれるものなのですが、あるいはそのための費用を別途支払わないといけない可能性もあります。期間が長く設定されているに越したことはないでしょう。

どのような手段で会社が督促を行ってくれるのか、予め確認しておきましょう。
書面で伝えるだけなのか、直接本人に電話をかけてくれるのか。電話だとすればどのぐらいの頻度なのか。

交渉次第では督促の回数を契約書に盛り込むことも可能でしょう。
たとえば「月に２回（相手につながるまで）電話をかける」といった具合に。

管理会社の役割をあいまいにせず、明確にルール化することが大切です。

【ルールの一例】

管理会社が督促状を発送。理事会に滞納者の名前を匿名で報告する。

会社が督促状を発送するとともに、電話による督促も行う。
理事会に滞納者の名前を匿名で報告する。

滞納者が駐車場などの施設を利用している場合は、３ヶ月以上滞納した時点で解約になる旨を告げる。

会社は書面・電話による督促を続けるとともに、理事会に滞納者の名前・部屋番号を報告する。該当する滞納者が駐車場などの施設を利用している場合は解約する。

会社は書面・電話に加えて、訪問による督促も行う。
理事会に滞納者の名前・部屋番号を報告し、該当する滞納者の不動産登記簿謄本を取得する。

会社は書面・電話・訪問による督促を行うとともに、理事会に該当者の名前と部屋番号を報告。６ヶ月以上滞納した時点で、法的措置を含む対応を総会で提案する旨を伝える。

臨時総会を開催し、法的措置も含めて全体提起する。

なお、管理会社が実際にどのような督促を行ったのか、管理組合としては知っておきたいところかもしれません。「組合からの要請があれば督促記録を提出する」という内容を契約書に盛り込んでおくとよいでしょう。

滞納問題に対処するための専門部署を管理会社が持っているかどうか確認しておきましょう。
一フロントマンよりも、それに特化した部署が行う方が督促は強力なものになります。

また多くの管理会社は滞納者への法的対処を検討する際に、会社が契約する顧問弁護士への無料相談をセッティングしてくれるのですが、中にはそれをしないところもあります。その辺りも予めチェックしておきます。

さらに会社から滞納者に内容証明郵便を送ってもらうことになったとき、１本あたりいくらかかるかも一応聞いておくとよいでしょう。無料でやってくれる会社は無いと思いますが、あるいは料金にバラツキがあるかもしれません。